domingo, 1 de abril de 2012

Dicas de organização do evento!!

Antes do Casamento

1.Perfil e Dimensão do Evento
Para a realização de orçamentos, a dimensão e estilo do evento já devem estar definidos. A empresa se compromete em apresentar três orçamentos diferentes de cada serviço.

2.Cronograma
A agenda dos noivos é formulada de acordo com a disponibilidade de cada um em estar em contato conosco e com as prioridades estabelecidas. Todo o processo de organização de eventos será atualizado constantemente e enviado aos noivos a fim de que acompanhem cada detalhe.
Os noivos escolherão se querem ou não acompanhar as reuniões com fornecedores de nosso check list.
Itens para acompanhamento da organização do evento disponíveis aos noivos, que será constantemente atualizada:

Planilha de Previsão de Custos;
Histórico de orçamentos e contratos;
Todos os orçamentos e contratos efetivados ficarão arquivados na pasta dos noivos, de forma que contenha todo o processo do evento, para que os custos sejam bem definidos e a previsão dos mesmos seja feita.

Durante o Casamento

3.Casamento Civil
Ofereceremos toda a orientação a respeito do passo a passo para o casamento civil, incluindo a documentação e a forma como deve ser feito. Antecedência de reserva de data e entrega da documentação necessária, trâmite para reserva da paróquia e tudo o que for preciso em partes burocráticas do evento a ser realizado.

Check List de itens para o evento

Acessórios de Pista

Banda

Bartender

Bebidas

Bem Casados

Bolo

Buffet

Cerimonialista

Convites

Decoração da Cerimônia

Decoração da Recepção

Dia da Noiva

(Reserva de salão de beleza, SPA, etc.)

DJ

Doces

Efeitos especiais

Espaço

Foto e Vídeo

Gerador

Hospedagem dos convidados

Igreja

Iluminação Cenográfica

Lembrancinhas

Listas de Presentes e Enxoval

Locação de Mobiliário

(Lounges, mesas, cadeiras, louças...)

Locação de Telões

Lua de Mel

Noivinhos

Placa Personalizada

Reservas para Noite de Núpcias

Retrospectiva

Save the Date
(Aviso aos convidados sobre a união ? antes de enviar o convite. Pode ser feito através de e-mail ou avisos
por correio)

Seguranças

Site dos Noivos

Trajes
(Noivos, Daminha, Pajem e Padrinhos

Transporte da Noiva

Transporte de convidados

Durante o Casamento Etapa 2
4.Elaboração do Cronograma do Casamento
Junto com os noivos, elaboraremos o cronograma do casamento. Este conterá todos os detalhes de layout do evento, montagem, cerimônia. Fazemos também um check list de todas as atividades para que nada seja esquecido.

Layout do evento
Montamos um layout indicando a localização de pista de dança, pontos de Buffet, mesas, cadeiras, lounges, etc. O mesmo é encaminhado a todos os fornecedores contratados junto com o cronograma para que todos estejam alinhados durante a montagem.

Planejamento da Cerimônia
Definição do cronograma da cerimônia, ensaio com Noivos, Pais, Padrinhos, Daminhas e Pajem (caso necessário) e orientação a respeito dos cortejos.
R.S.V.P

Confirmação de presenças através de telefone e site de forma ativa e passiva.
No dia do Casamento

5.Acompanhamento na Montagem do evento:
Recepção de todos os fornecedores no local do evento, auxílio na organização dos detalhes para que tudo esteja impecável na hora do evento, evitando atrasos.
Fazemos a reunião ou contato com todos os profissionais contratados até quinze dias antes do evento para alinhamento de informações e verificação dos contratos.

Entrega de lembrancinhas e bem casados:

A recepcionista fará as entregas de lembrancinhas e bem casados conforme o cronograma.

Montagem de Mesa de doces e Bem casados:

Nossa equipe recebe os doces e os bem casados no local da festa e monta as mesas conforme a vontade dos noivos.

Orientações gerais durante o evento, previamente acordadas em cronograma:

Orientamos e encaminhamos os noivos para seção de fotos e os convidados para a festa. Também coordenamos os horários da valsa, corte do bolo, brinde com pais e padrinhos, abertura da pista de dança, início dos serviços e Buffet, bar de caipirinhas, atrações especiais que porventura tenham sido contratadas pelo casal.

Outros serviços prestados no dia do casamento:
Contagem de bebidas consumidas;
Verificação dos itens de decoração e checagem de quebras ou perdas;
Organização dos presentes recebidos: todos são por nós etiquetados a fim de identificar o nome dos convidados que entregaram para eventuais trocas a serem feitas pelos noivos.
Recepção dos Convidados:
Execução do procedimento de recepção escolhido pelos noivos. Ex: Mesas ou áreas reservadas; contagem de convidados; Listagem nome a nome de pessoas presentes; organização do local dos presentes.
Nossa contagem de convidados traz aos noivos a segurança de que não serão cobrados indevidamente pela participação de mais convidados na recepção.
Após o Casamento

7.Envio de relatório contendo
Contagem de bebidas recebida, consumidas e sobras a fim de orientar os noivos quanto à cobrança das bebidas; relatório fotográfico evidenciando a montagem do evento, juntamente com a conclusão de qualidade de cada fornecedor; número de convidados presentes e o feedback de eventuais quebras ou perdas de itens de decoração.

Devolução dos Trajes da Noiva e do Noivo:
Retiramos os trajes dos noivos em local a combinar e devolvemos nas lojas.
Serviço Opcional
Entrega de cartões de agradecimento como tags em carros ou envio por correio à todos os presentes no evento.


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